L’impaginazione automatica permette un notevole risparmio sui tempi e sui costi di creazione di qualsiasi tipo di documento. Mediante il supporto di un CMS (Content Management System), installato su un server web, è possibile centralizzare e gestire tutti i dati necessari per produrre un documento (testi e immagini). Centralizzare i contenuti consente di uniformarli evitando ripetizioni o difformità.
L’impaginazione automatica consente di generare diverse tipologie di documenti attingendo a una unica banca dati e scegliendo il template grafico o il formato su cui generare automaticamente il contenuto.
Poter gestire i template grafici consente all’azienda di ottenere diverse tipologie di impaginati per differenti impieghi aziendali: documentazione di prodotto, depliant, sito web, comunicati stampa...
Gestire i contenuti mediante CMS consente anche di controllare i flussi che portano alla produzione dei contenuti: raccolta delle informazioni, redazione, controllo o correzioni delle bozze, fino all’appovazione finale.
Con questo strumento si risale inoltre facilmente alle cause di eventuali errori. Impostando correttamente i profili di accesso si può controllare “chi fa cosa” e guidare i vari interpreti in un timing che porta alla conclusione del progetto editoriale secondo le scadenze prefissate.
I vantaggi che si possono ottenere dalla centralizzazione dei contenuti e dall’impaginazione automatica:
- eliminazione dei costi di impaginazione
- controllo dei processi di creazione dei contenuti
- facilità di controllo dei contenuti
- velocità di produzione
- riduzione dei costi di traduzione
- possibilità di gestire gli aggiornamenti in maniera modulare
- gestire variabili di mercato, brand, versione mediante appositi tag
- facilità di gestione dello storico
- possibilità di lavorare con più utenti contemporaneamente su diversi contenuti